Les assemblées générales par correspondance sont une nouveauté pour les copropriétés. Qu’est-ce qui explique cet intérêt soudain ?
Cette tendance a été précipitée par le confinement strict de début 2020 qui a entraîné l’annulation de toutes les AG du deuxième trimestre, alors qu’il s’agissait de la haute saison (70% des AG se tiennent au deuxième trimestre). Le besoin de développer des assemblées dématérialisées s’est donc imposé aux copropriétés et aux syndics. Si elles n’étaient pas mises en place rapidement, le secteur risquait la paralysie. En effet, l’action des syndics est suspendue aux votes de copropriétaires sur bien des sujets. Sans assemblées générales, pas d’action et la stagnation des projets de travaux importants notamment serait assurée. Seule la gestion courante et les petites interventions pouvaient être assurées. L’ensemble des acteurs y compris le législateur a donc dû se saisir du sujet.
Les assemblées générales par correspondance sont donc avant tout le fruit du Covid-19. Pourtant, leur intérêt dépasse ce simple contexte, pourquoi n’ont-elles pas été mises en place plus tôt ?
C’était avant tout en raison du cadre législatif.
Un peu de contexte s’impose. Le législateur est intervenu plusieurs fois pour encourager les syndics à entrer dans l'ère de la digitalisation en mettant en place un cadre favorable. Un échéancier a même été mis en place. C’est la loi ALUR du 24 mars 2014 qui lance le mouvement, entérinée par différents décrets, qui impose aux syndics la mise à disposition des copropriétaires et du conseil syndical d'un extranet sécurisé pour le 1er janvier 2015. La possibilité d’organiser des assemblées générales par correspondance a été introduite par la loi ELAN du 23 novembre 2018 et son décret d’application du 27 juin 2019. En effet, il était nécessaire de laisser au législateur la définition du cadre juridique de la tenue de ces assemblées tant les enjeux sont nombreux.
Comment le secteur a-t-il accueilli cette nouvelle possibilité laissée par la loi ?
La possibilité d’organiser des assemblées générales par correspondance s’ancre dans une dynamique plus large de digitalisation du secteur. Les acteurs les plus à la pointe ont accueilli à bras ouverts cette nouvelle possibilité, d’autres ont mis beaucoup plus de temps à la mettre en place. En effet, il règne une certaine disparité entre les acteurs du secteur. La digitalisation est devenue le cheval de bataille de certains d'entre nous, dont Homeland. Le métier s’en voit révolutionné : efficacité dans la gestion, accès facilité aux documents, meilleure interactivité avec les copropriétaires. Chez Homeland, nous avons été les premiers sur le plan national à permettre la réalisation des assemblées générales par correspondance. Cela a été un véritable défi technique, mais notre outil de gestion développé en interne depuis notre création en 2016 a permis le déploiement très rapide de cette nouvelle fonction. Depuis, de plus en plus de syndics nous emboîtent le pas.
Certains diront “qu’il était temps”, et ils n’ont pas tort - c’est d’ailleurs pour ça que nous avons créé Homeland avec mon associé. La digitalisation touche l'ensemble des secteurs, et celui des syndics de copropriétés n'y échappe pas. Longtemps timide sur ce sujet, le secteur tend à se moderniser à grande vitesse : optimisation des outils de gestion, développement des plateformes extranet, etc. Plus que de simples outils permettant un gain d'efficacité en interne, c'est la relation entre les syndics de copropriété et les copropriétaires qui est également impactée : et pour le mieux ! Et ce sont notamment les assemblées générales qui incarnent ce changement : longtemps cantonnées aux salles communales, elles s’exportent désormais sur internet, permettant une plus grande flexibilité pour les copropriétaires.
Les assemblées générales par correspondance, parties pour durer ?
Les assemblées générales par correspondance font donc désormais partie du paysage. Après avoir été un passage obligé en raison du Covid-19, elles tendent à s’insérer dans une panoplie de nouveaux outils digitaux. Ainsi, l’extranet, dont le rôle initial était de permettre l’accès illimité à certains documents pour les copropriétaires, a vu de nombreuses fonctionnalités lui être ajoutées : suivi des actions des gestionnaires, pointage des factures, etc. Grâce à ce genre de fonctionnalités, les copropriétaires n’ont jamais été aussi proches de leur syndic, et de leurs voisins.
Toutes ces nouveautés sont accueillies avec un certain enthousiasme par les copropriétaires. La pertinence du développement de ces outils semble acquise lorsque l’on voit le grand renfort de moyen et de financement de certains acteurs du marché : traditionnels comme nouveaux venus. Les copropriétaires sont en effet demandeurs de plus de transparence et d’un service de qualité. Toutefois, ils sont également sensibles à la présence physique de leur syndic dans leur résidence. Les assemblées générales dématérialisées sont donc une nouvelle option qui leur est ouverte, plutôt qu’une pratique systématique. C’est toujours la copropriété qui aura le dernier mot sur le format de la tenue de l’AG.
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