listes des documents obligatoires et sanctions
Le décret publié le 23 mai 2019 en application de la loi ELAN du 23 novembre prévoit que des documents doivent obligatoirement figurer sur l’extranet.
Cette obligation pèse sur les syndics professionnels qui ont jusqu’au 1er juillet 2020 pour s’y conformer.
Pour rappel, l’extranet est un réseau sécurisé dont la mission principale est de rendre les échanges à distance plus faciles.
Que prévoit le décret transparence ?
– Le décret Transparence indique la liste minimale des documents devant figurer sur l’extranet du copropriétaire, en application de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ELAN.
L’extranet appelé « espace en ligne sécurisé accessible » comporte trois tiroirs avec pour chacun un « accès différencié » :
- Le premier, à la disposition de tous les copropriétaires, et contenant :
1° Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
3° Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
5° Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9° Le contrat de syndic en cours.
Commentaires :
Ces documents devraient permettre aux copropriétaires d’éviter de solliciter auprès du syndic, le « pré-état daté », c’est à dire les documents nécessaires en cas de vente d’un lot listé à l’article 721-2 du code de la construction et de l’habitation.
Néanmoins, ce texte comporte une lacune dans la mesure où il prévoit uniquement l’intégration des PV des trois dernières AG au lieu des trois dernières années.
- Le deuxième, à l’usage du copropriétaire, concernant son lot contenant :
1° Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
2° Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
3° Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
4° Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
Commentaires :
L’accès à son extranet ne permet pas en principe au copropriétaire de connaître l’état actualisé de son compte, la mise à jour des informations imposées au syndic n’ayant lieu qu’une fois par an.
Cependant, le syndic pourrait aller plus loin afin de proposer la consultation par le copropriétaire des informations concernant l’état de son arriéré de charges de copropriété.
- Le troisième dédié au conseil syndical, afin de lui permettre d’assurer sa mission d’assistance et de contrôle contenant :
1° Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
2° Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
3° Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;
4° La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret du 17 mars 1967 susvisé ;
5° La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité mentionnés à l’article 3 de la loi du 2 janvier 1970 susvisée.
Commentaires :
Pour respecter cette obligation avant le 1er juillet 2020, les logiciels devront être mis à jour et l’ensemble des documents devront être scannés.
La loi ne prévoit pas expressément de sanction pour cette obligation, néanmoins, à ce titre il convient de se rapporter à l’autre décret du 23 mai 2019 qui prévoit une pénalité en cas de défaut de communication de documents au conseil syndical.
Que prévoit ce décret pénalité ?
La loi ELAN du 23 novembre 2018 a prévu qu’en cas d'absence de transmission de ces pièces :
« au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic ». (article 21 de la loi du 10/07/1965)
Ce décret indique le montant minimal de la pénalité de 15,00 € par jour de retard, à défaut de communication au conseil syndical par le syndic de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété
L’article 21 susvisé a été modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019 :
«Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale pour approbation. A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires. »
Il est d’application immédiate et pourrait concerner le défaut de complétude des documents devant figurer sur l’extranet.
Mais, quels documents les membres du conseil syndical peuvent-ils réclamer au syndic ?
De plus, et en l’absence de précision de ce décret, il y a matière à s’inquiéter car on peut imaginer qu’un membre du conseil syndical très curieux pourrait solliciter de manière abusive et répétée des informations personnelles concernant des copropriétaires : Quid du RGPD ?, des informations non transmises par l’ancien syndic, ou le kbis du syndic …
Les professionnels risquent une pénalité à défaut de communication de pièces ne figurant pas dans une liste déterminée.
Recommandations du cabinet BJA :
Les cabinets de syndic devront ajouter dans l’extranet les pièces indiquées dans le décret transparence dans les meilleurs délais et AVANT LE 1ER JUILLET 2020. A ce titre, il convient de se rapprocher de votre éditeur de logiciel et de scanner les pièces figurant dans ces listes (qui ne le seraient pas déjà). Le cabinet BJA se tient à votre entière disposition pour toutes difficultés.
Article rédigé par Charles Bohbot, Avocat Associé, Cabinet BJA