1) Un bon fonctionnement entre copropriétaires, conseil syndical et syndic
Avant toute chose, il est indispensable que chaque acteur de la copropriété soit efficace et investi dans sa mission. Tout le monde doit avancer dans la même direction, avec le même objectif en tête : gérer au mieux la copropriété. Alors, si vous êtes en conflit avec votre syndic ou si le conseil syndical n’en a que le nom, réduire les charges de copropriété s’annonce complexe.
2) Un audit de toutes les dépenses, préalable à la réduction des charges de copropriété
Dès lors que votre copropriété est disposée à fonctionner de façon optimale, une politique de réduction de charges peut s’engager. En réalisant un audit sur les trois dernières années, vous pourrez établir les grands postes de dépense et identifier les gisements d’économies substantiels.
3) Supprimer tous les doublons de prestataires
Il arrive souvent que les contrats de maintenance existent en double, voire au-delà. L’objectif est de passer au crible tous les contrats pour ne garder qu’un prestataire par type d’opération.
4) Renégocier tous les contrats des prestataires
L’élimination des doublons peut faire apparaître un manque d’optimisation dans la gestion des prestataires. Par exemple, un prestataire s’occupe du contrôle annuel des extincteurs, un autre de la trappe de désenfumage. Souvent, les sociétés de contrôle peuvent faire les deux. En réunissant les contrats auprès du même prestataire, vous pourrez en négocier le montant. Autre exemple, deux prestataires différents dans la même copropriété disposant de plusieurs bâtiments. En confiant la maintenance globale à la même entreprise, vous serez en position de négocier une remise.
5) Faire démarrer tous les contrats à la même date d’échéance
En matière de réduction des charges, le premier ennemi est le statu quo et le non suivi des contrats. Afin de simplifier la gestion, il est indispensable de caler tous les contrats sur la même date d’échéance. Le plus simple étant de se caler sur l’année calendaire. Concernant les prestataires que vous gardez, le syndic demandera des avenants contractuels formalisant le changement.
6) Privilégier des contrats annuels, syndic inclus
Les contrats annuels permettent d’éviter les rentes de situation. Sans parler de maintenir la pression sur les prestataires, un contrat annuel apporte un niveau de qualité constant. Il évite le relâchement ou la routine du côté des entreprises.
7) Mettre en concurrence les prestataires
Grâce à l’identification des postes de dépenses les plus importants vous pourrez concentrer vos efforts sur ceux qui vont réellement changer la donne. Ainsi, le chauffage, la production d’eau chaude, les ascenseurs, l’assurance de la copropriété, l’entretien des espaces verts, le ménage, les sorties de poubelles, etc…sont à cibler en priorité.
Attention toutefois à ne pas privilégier le seul facteur financier au détriment de la qualité de la prestation.
8) Mieux gérer le chauffage collectif et la production d’eau chaude sanitaire
Réduire les charges de copropriété est complexe si le chauffage et l’eau chaude sont collectifs. D’autant plus s’il s’agit d’une chaufferie urbaine car les leviers d’action sont restreints.
Dans ce cas, il faut veiller à :
- Déterminer la date contractuelle de démarrage et d’arrêt du chauffage ;
- Surveiller le prix des abonnements ainsi que le coût de la consommation du kWh ;
- L’entretien de la chaudière, du réseau et l’équilibrage ;
- La température adéquate dans les appartements ;
- Installer, si possible, des robinets d’individualisation des frais de chauffage ;
- etc.
Une rénovation énergétique est à envisager sérieusement. Ce type de projet, complexe, se pilote sur plusieurs années. Si, pour certaines copropriétés, l’opération s’avère judicieuse, pour d’autres le coût financier est beaucoup trop important pour être rentable.
9) Bien réfléchir au projet d’installation d’un ascenseur
Dans les copropriétés non équipées d’un ascenseur, il arrive qu’un projet d’installation soit lancé afin d’apporter plus de confort aux résidents. S’il est indéniable que la présence d’un ascenseur apporte des avantages, tout n’est pas rose pour autant. Coût des travaux, maintenance annuelle, visite quinquennale obligatoire, pannes, réfections de cabine, mises aux normes, etc., pèsent fortement sur les charges.
C’est donc un projet pour lequel il faut bien réfléchir sans courir après un miroir aux alouettes comme la valorisation automatique du prix des logements. Le prix d’un logement dépend d’une multitude de paramètres et l’installation d’un ascenseur n’est qu’une variable parmi d’autres.
Au niveau des contrats de maintenance, misez sur des contrats tout compris. C'est-à-dire maintenance, pièces et main-d’œuvre. Cela apporte une visibilité à nulle autre pareille sur le budget de la copropriété.
10) Digitaliser les relations et les actions du syndic
Pour viser des économies sur les frais de fonctionnement du syndic, il est intéressant de mettre en place une digitalisation des relations. Ainsi, les convocations aux assemblées générales (AG), les AG en elles-mêmes et la communication du quotidien peuvent être dématérialisées.
11) Préférer les prestataires à l’embauche d’un salarié pour la copropriété
Si salarier du personnel peut sembler plus intéressant sur le plan financier, dans la réalité, c’est une autre histoire. En cause :
- Arrêts maladies ;
- Congés payés ;
- Indemnités en cas de licenciement ;
- Matériel à acheter pour l’exécution du travail ;
- Stockage du matériel ;
- Mise à disposition d’une loge ;
- Remplacement du salarié lors des absences ;
- etc.
Il est tout à fait possible de faire appel à un prestataire qui pourra dépêcher une personne dédiée à la copropriété. Tout l’aspect administratif est du ressort de l’entreprise.
Conclusion
Dans la plupart des cas, réduire les charges de copropriété est tout à fais possible. Dans un premier temps, il faut avoir une vision globale sur le budget et les grands postes de dépenses.
À ce moment-là, syndic, conseil syndical et copropriétaires doivent travailler main dans la main pour négocier et/ou trouver des prestataires sérieux et fiables. Car la recherche exclusive du moins-disant peut s’avérer désastreuse pour la copropriété.
Mener une politique active de la gestion des contrats, planifier les travaux et mettre en concurrence les prestataires, avoir un syndic efficace sont des fondamentaux en vue d’optimiser le montant des charges.